Главная > Лучшее > В Кировской области набирает обороты электронный документооборот

В Кировской области набирает обороты электронный документооборот

Что показал год работы?

Работа по переходу на новую систему началась по поручению губернатора Игоря Васильева, который поставил задачу внедрить её в деятельность органов исполнительной власти области в целях выполнения регионального проекта «Цифровое государственное управление», обеспечивающего достижение целей национального проекта «Цифровая экономика» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Министерство информационных технологий и связи и подведомственные ему учреждения стали первыми на этом пути.

– Это достаточно непростая задача – обучить персонал работе в новой системе, произвести необходимые настройки серверной части системы и рабочих мест пользователей, – отметили в ведомстве.

Отработав проект на пилотных участках, позже его поэтапно в течение 2019 года внедрили в органах исполнительной власти области. С 1 октября прошлого года все они начали работу в новой системе электронного документооборота.

Каковы же результаты?

– Эта система вместе с модернизацией информационных технологий обеспечила кросс-платформенность, легитимность электронных документов посредством использования электронно-цифровой подписи, возможность работы на мобильных рабочих местах, обмен электронными документами с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия, – сообщили в министерстве информационных технологий и связи.

Таким образом, все сотрудники – от специалиста до руководителя – получили возможность ещё более оперативно работать с поступающей информацией. Руководители могут работать в новой системе вовсе с помощью мобильных рабочих мест: просматривать нужные документы, подписывать их электронной цифровой подписью, придавая им юридическую силу, согласовывать, контролировать исполнение поручений и так далее.

– Мобильное рабочее место может быть установлено на планшетный компьютер, соответствующий требованиям системы к программным и аппаратным средствам. На сегодняшний день девять руководителей и четыре заместителя руководителя могут работать в СЭД с мобильного рабочего места, – рассказали в министерстве.

Кроме того, внедрение электронного документооборота позволило решить задачу импортозамещения программного обеспечения при организации делопроизводства в органах власти. Оно отечественное и отвечает современным требованиям.

Как рассказали в правительстве области, СЭД построена на основе облачной платформы, благодаря чему способна перевести в облако основные процессы взаимодействия с документами – от их регистрации до исполнения. При этом она способна выдерживать высокие нагрузки при одновременной работе большого количества пользователей.

Разумеется, потребовалось обучить людей работе в новой системе. Полтысячи работников органов исполнительной власти Кировской области узнавали на очных курсах и вебинарах, как осуществляется движение документации по системе, как работать с разными видами документов. Позже они стали тренерами для остальных сотрудников.

Оператором новой системы является Центр стратегического развития информационных ресурсов и систем управления. Вместе с Кировским филиалом ПАО «Ростелеком» в рамках заключённого государственного контракта он ведёт работы по внедрению и эксплуатации новой системы электронного документооборота.

«Огромный плюс в работе»

С начала 2020 года все органы исполнительной власти Кировской области обязали вести внутреннюю переписку в электронном виде с использованием электронного документооборота без дублирования документов на бумажном носителе. Для оказания помощи пользователям организовали линию технической поддержки.

– Поначалу было непривычно, но теперь я не представляю работу без этого сервиса, – поделилась специалист по делопроизводству одного из министерств. – Обеспечены надёжное хранение и быстрый поиск документов, заметно уменьшился поступающий на подпись руководителям бумажный документооборот. Практически исчезла необходимость сбора «живых» подписей, так как все визы можно сделать в СЭД. Всё это очень экономит время. Регистрация, обработка и согласование документов в зависимости от их вида теперь проходят на четверть, а то и наполовину быстрее. Мне нравится!

Сегодня в СЭД регистрируют нормативные акты губернатора и правительства Кировской области, а также входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные документы администрации губернатора и правительства, органов исполнительной власти. Сюда же попадают обращения граждан и переписка по ним.

Как стало известно, в регионе намерены расширить границы проекта и подключить к СЭД другие органы власти и организации.

– Многие уже знают, что безбумажный документооборот – огромный плюс в работе, – подчеркнули в министерстве информтехнологий и связи. – Все документы хранятся централизованно в структурированном виде, есть быстрый, в том числе удалённый, доступ к любому из них. В СЭД можно работать с защищённого мобильного планшета, то есть необязательно быть привязанным к своему рабочему месту. Все документы в электронном виде юридически значимы, идентичны бумажному носителю. Помимо прочего, новая СЭД даёт возможность сократить затраты на использование бумаги.