Новая система электронного документооборота (СЭД) внедрена во всех органах исполнительной власти Кировской области и наиболее крупных подведомственных учреждениях. На реализацию проекта понадобился ровно год.
– Мы начали эту работу по поручению губернатора Кировской области И.В. Васильева, который поставил задачу внедрить современные технологии в деятельность органов власти. За год нам удалось ввести электронный документооборот во всех региональных министерствах, службах и управлениях, – рассказал министр информационных технологий и связи Кировской области Юрий Палюх. – Это достаточно большая работа – обучить полторы тысячи человек работе в новой системе, произвести необходимые настройки серверной части системы и рабочих мест пользователей. Наше министерство и подведомственные нам учреждения были первыми, кто в этом переходе участвовал. Все нововведения мы начинаем тестировать с себя.
Как признаётся Юрий Палюх, безбумажный документооборот – огромный бонус в работе. Все документы хранятся централизованно в структурированном виде, есть быстрый, в том числе удалённый, доступ к любому из них. В СЭДе можно работать с защищённого мобильного планшета, то есть необязательно быть привязанным к своему рабочему месту.
– Я могу, находясь территориально в любой точке, рассматривать нужные документы, подписывать их электронной цифровой подписью, придавая им юридическую силу, согласовывать, контролировать исполнение поручений и так далее. Обычно утром я таким образом, проверяю всю документацию ещё до начала рабочего дня, по дороге на работу, – поделился министр. – Когда приезжаю, уже не трачу времени на чтение бумаг. Стопка их не ждёт меня по утрам. Где бы я ни находился, документы в электронном виде у меня всегда под рукой. Я вижу полную картину исполнения поручений, это даёт возможность оперативно принимать управленческие решения и ускоряет процесс работы.
После тестирования СЭД (кстати, продукт российских разработчиков) начали внедрять в остальных органах власти. Для этого в ноябре 2018 года был заключён госконтракт с ПАО «Ростелеком». На очных курсах и вебинарах госслужащим рассказывали, как осуществляется движение документации по системе, как работать с разными видами документов. Все они в электронном виде юридически значимы, идентичны бумажному носителю. СЭД значительно сокращает сроки их рассмотрения и принятия решений, подчёркивают в министерстве информтехнологий.
– Бумажный документ нужно отнести руководителю, получить подпись, вернуться на рабочее место и отсканировать подписанный экземпляр, передать в другой орган власти или учреждение, которые находятся в другом здании либо вообще за пределами г. Кирова. Там бумагу снова нужно передать руководителю, тот должен наложить визу с поручением и так далее. На всё это уходит много времени, – рассказывает Юрий Палюх. – В системе электронного документооборота я подписал документ, отправил его адресату. Он его тут же получил, может расписать в свою очередь исполнителю. Временные издержки полностью исключены.
В министерстве признаются, что сократились и расходы на бумагу, поскольку она зачастую становится ненужной. Исключение составляют ответы на обращения граждан, да и те часто выражают желание получать их по электронной почте. Собственно, развитие электронного документооборота призвано помочь и им, как того требует национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации».
– Сейчас идут донастройки отдельных модулей новой системы, запуск которых запланирован с нового года. Однако с 1 ноября система электронного документооборота обязательна к применению во всех органах исполнительной власти области, – подчеркнули в министерстве.
